Als ondernemer beleef je spannende tijden: inflatie neemt toe, de koopbereidheid van consumenten neemt af, en misschien voel je nu al dat je minder verkoopt in je online winkel. En dus moet je dringend nadenken over geoptimaliseerde processen die een solide basis bieden voor jouw online business, zelfs in het oog van de economische storm - hoe hevig die ook is en hoelang die ook mag duren.
Door Zaeem Batavia, Sales Director E-Commerce Solutions bij Descartes
Een goede basis voor turbulente tijden zijn goed doordachte WMS-processen in je e-commerce magazijn. Hiermee reageer je snel en flexibel op huidige en toekomstige uitdagingen én blijf je jouw klanten toch een uitstekende winkelervaring bieden. Efficiëntie en schaalbaarheid zijn twee essentiële onderwerpen die het succes van jouw bedrijf beïnvloeden.
Procesautomatisering
Kijk eens naar je orderverwerking: gebeuren veel processen handmatig? Ligt alles stil wanneer een medewerker die bijzonder vertrouwd is met de magazijnstructuur en je producten plots uitvalt? Zo ja, dan moet een IT-ondersteund systeem je helpen jouw magazijn perfect te organiseren en de processen rond het picken, verpakken en verzenden continu te automatiseren. Een WMS gespecialiseerd in e-commerce zorgt voor meer efficiëntie op elk gebied. Dit betekent dat je meer orders foutloos kan verwerken, zelfs met minder medewerkers en zelfs met tijdelijk personeel zonder voorkennis. Zo kom je altijd jouw leveringsbelofte aan je klanten na en bespaar je resources. Dit bespaart tijd en kosten, draagt aanzienlijk bij aan een hogere winst en tevreden klanten die hun bestelde goederen snel en betrouwbaar ontvangen en graag opnieuw bestellen. Dat is nog steeds de basis van je zakelijk succes op lange termijn, nu en in de toekomst.
Omgaan met knelpunten in de levering
Keer op keer ontstaan er nieuwe uitdagingen en knelpunten in de wereldwijde toeleveringsketen: je bestelt goederen en de levering loopt vertraging op, of erger nog: er wordt helemaal niets meer geleverd. En intussen stapelen de bestellingen van klanten zich op. Na een tijdje komen dan de ongeduldige e-mails met de vraag wat er met de bestelling is gebeurd. Niet alleen is de personeelsinzet om deze klantvragen af te handelen erg hoog en legt het beslag op de capaciteit, ook de ontevredenheid van je klanten neemt snel toe - en ze klagen er al snel over in openbare reviews. Een WMS helpt je op verschillende manieren: enerzijds worden de actuele voorraden via bidirectionele interfaces in real time aan je online winkel doorgegeven, zodat overselling überhaupt niet optreedt. Anderzijds kan je voor je magazijn gebruik maken van de systeemondersteunde sortering op A-, B- en C-artikelen. De ABC-analyse identificeert de artikelen in het magazijn, afhankelijk van het verkoopvolume. Zo krijg je een waardevolle indicator voor de tijdige inkoop van goederen, om te herkennen van welke artikelen je wellicht meer voorraad moet aanhouden om toekomstige leveringsknelpunten te compenseren en toch in staat te blijven te leveren.
Optimaal gebruik van magazijnruimte
Wanneer je gebruik maakt van het zogenaamde vaste bakkensysteem of van statische opslag in je magazijn, bereikt je opslagruimte snel zijn grenzen. Elk artikel heeft zijn vaste opslagplaats en dat maakt je allerminst flexibel. Met een WMS maak je gebruik van IT-ondersteunde flexibele opslag en boek je elk artikel naar één of meerdere opslagbakken. Je kan zelfs verschillende artikelen in één bak opslaan en je kan ook geretourneerde artikelen in een andere bak opslaan dan hun oorspronkelijke bak. Dit bespaart jou en je team veel tijd en moeite, want niemand hoeft meer te onthouden waar wat ligt opgeslagen en in welke hoeveelheid – je WMS weet dat allemaal. Op die manier kan je de beschikbare opslagruimte beter benutten dan bij statische opslag en bespaar je op de kosten voor ongebruikte ruimte in je magazijn.
Efficiënte processen voor kortere afstanden
Vooral in tijden waarin het belangrijk kan zijn om ook met minder medewerkers een uitzonderlijke klantenservice te bieden, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je team plezier in het werk blijft houden. Met barcode-ondersteunde processen, route-geoptimaliseerde opslag en route-geoptimaliseerd orderverzamelen zorgt een slim WMS ervoor dat je team profiteert van kortere routes en dat het meer orders in minder tijd kan beheren. Hierbij worden mobiele data-invoerapparaten (MDE's) gebruikt, die de artikelen duidelijk identificeren door middel van barcodescanning. Dit reduceert verzendfouten tot bijna nul, wat op zijn beurt de werklast van je serviceteam vermindert en bijdraagt tot een hogere klanttevredenheid. Een intuïtief systeem met een slimme magazijn-app zoals "pixi Mobile" is zinvol, zodat je indien nodig ook seizoenskrachten op korte termijn kan inhuren: binnen ongeveer 60 minuten kunnen nieuwe tijdelijke krachten productief en foutloos werken en zo voor echte ontlasting zorgen. Indien je dan ook nog meerdere orders tegelijk verzamelt in plaats van elk order afzonderlijk, bespaart je dat enorm veel tijd.
Automatische interfaces besparen tijd en vermijden fouten
Je hebt niets aan logistieke processen voor binnenkomende goederen en voor het verzamelen van orders als je magazijnbeheer de gegevens niet automatisch met elkaar linkt. En daarom heb je betrouwbare specialisten met deskundige kennis nodig. Of je nu handmatig orders van je online winkel in het WMS moet importeren en voorraad weer naar de winkel moet exporteren. Of je handmatig afleveradressen moet invoeren in de interface van je verzendbedrijf en verzendbevestigingen moet voorzien van verzendnummers door middel van copy-and-paste. Automatische en bidirectionele interfaces nemen de wind uit de zeilen, zorgen voor een hoge mate van procesbetrouwbaarheid, ontlasten je medewerkers en minimaliseren de kans op fouten drastisch.
Na regen komt zonneschijn
Je hebt je online bedrijf door de storm geloodst. Nu is het tijd voor groei. Een van de belangrijkste sterke punten van een e-commerce WMS wordt duidelijk op dit punt: de schaalbaarheid van het systeem. Ongeacht of er een kortstondige orderpiek (zoals Black Friday en Cyber Monday, seizoenspieken zoals de klassieke kerstperiode of succesvolle marketingcampagnes) op komst is, of de voortekenen zijn gezet voor groei op de lange termijn – je WMS ondersteunt je met snel schaalbare pick- en verpakkingsprocessen die zich aanpassen aan de actuele eisen van jouw bedrijf.