Importeren? Fluitje van een cent

“Eén fout in een exportdocument kan leiden tot naheffingen die je winstmarge volledig wegvagen”, waarschuwt Maarten de Reij, CEO van Cargoplot.

Cargoplot is een Amsterdams logistiek technologiebedrijf. Via het online platform van Cargoplot kan elke importeur - een webwinkel bijvoorbeeld - internationaal transport slim inkopen en managen, inclusief de ingewikkelde papierhandel. Gemak dient de mens.

Laagdrempelig

Wel eens gedacht hoe het kan dat de buurman zomaar ineens een fatbikeshop startte? Dat kan, omdat het niet meer nodig is om zelf het hele importproces te doorgronden. Het platform van Cargoplot ontzorgt namelijk van A tot Z, van fabriek in China tot de voordeur in Nederland. Achter z’n glas bier vergeleek de buurman op die manier rustig de offertes voor zeevracht, luchtvracht en wegvervoer, of voor combinaties daarvan. Hij regelde een container, een Chinese exportagent en de douanepapieren. Zelfs de overslag in de Rotterdamse haven en een truck om alles naar een magazijn te brengen.

Deze stapeling van fysieke en ‘papieren’ processen maakt de importketen complex. Maar partijen als Cargoplot bieden gemak, overzicht en regie - en dat verklaart waarom het zo eenvoudig is om een webshop in rotan meubels of thuisbatterijen te beginnen.

Modaliteiten

Cargoplot bezit zelf geen schepen, vliegtuigen of vrachtwagens, maar wil vooral ‘hapklaar’ maken welke vervoersopties er zijn, welke tussenpersonen een rol spelen en welke documentatie daarbij hoort. En wat dat allemaal kost. 

“Voor een container uit Shenzhen kan zeevracht de beste optie zijn, en daarna wegvervoer naar het eindadres”, zegt Maarten de Reij, CEO van Cargoplot. “Maar het kan net zo goed per vliegtuig, trein en binnenvaart. Of een combinatie daarvan. Dat biedt ons platform ook aan. Er kunnen dus verschillende modaliteiten aan te pas komen.”

Specialistennetwerk

Wie voor het eerst importeert, ontdekt al snel dat het transport van A naar B regelen nog maar ‘t begin is. Parallel daaraan moet er ‘iets’ gebeuren met een container, met de factuur, de paklijst, de bill of lading, de douaneaangifte en de havenreservering. Volgens De Reij zit juist daar de meerwaarde van het platform. “Het hele proces dat op zo’n transportboeking volgt kun je via ons platform, in één omgeving en in één proces, regisseren en laten afhandelen.” 

Hoe dat werkt: door het eenmalig invoeren van de brondata over leverancier en product, haalt het platform de vereiste documenten bij de juiste partijen op. De Reij: “Je krijgt de documenten van de leverancier, en die worden ‘doorgeschoten’ naar de agent die voor een container en de verzending zorgt. Tegelijkertijd stuurt ons systeem de data ook naar de douanedeclarant. Dat zit allemaal in het ‘servicepakket’ dat je kiest. Met andere woorden: als importeur kijk je mee, maar het echte werk wordt gedaan door een netwerk van specialisten dat is aangesloten op ons platform.”

Pay per service

De betaling van al die diensten is al even laagdrempelig. “Je betaalt alleen voor de diensten die je wilt hebben”, bevestigt De Reij. “De offertes voor bijvoorbeeld een transport of een douaneafhandeling, daar staat onze Cargoplot-fee onder. Volledig transparant. Zo kun je ook eerst vrijblijvend kijken wat het aanbod is, en wat het kost. Je combineert wat je nodig hebt, en pas als je - bij wijze van spreken - op ‘OK’ klikt, ga je een commitment aan.”

Internationale afspraken

Voor ervaren importeurs levert zo’n platform vooral efficiency op. Maar nieuwkomers, die alleen hun fabrikant kennen, worden letterlijk en figuurlijk op weg geholpen: het platform vertelt welke schakels er überhaupt nodig zijn. 

De Reij legt uit dat zo’n eerste gebruik van het platform vaak vragen oproept over de afspraken met de leverancier. Wie regelt wat? Tot waar loopt de verantwoordelijkheid van de verkoper? “Heel gebruikelijk is het bijvoorbeeld om af te spreken dat de levering Free on Board is. Dat is een internationale afspraak die bepaalt dat de leverancier verantwoordelijk is voor alles wat er in China gebeurt, dus totdat de container aan boord van het schip gaat. Maar als je voor de eerste keer importeert, weet je dat vaak niet. Er wordt dan niets afgesproken. Dat merken wij en dan komt er altijd wel een belletje van een salescollega om te helpen. Logisch, want die afspraak met de leverancier bepaalt vanaf welk punt het netwerk van Cargoplot-specialisten de dienstverlening moet overnemen.”

Geen juridisch schild

Tegelijk is De Reij helder over de grens van z’n systeem. Cargoplot automatiseert veel, maar beperkt zich tot puur logistieke processen. “Neem bijvoorbeeld voedingsmiddelen. Daar komen extra NVWA-eisen bij kijken. Of neem CE-keuringen. De importeur houdt de verplichting om zelf te zorgen dat die documenten in orde zijn.”  Maar ook in zo’n incidenteel geval trekt Cargoplot aan de bel. “Want als je om een of andere reden bepaalde documenten niet op orde hebt, kan dat wel het fysieke proces frustreren.”

Geen magic

Waar Cargoplot dan weer wel nadrukkelijk op inzet, is het volgen van de keten zodra alles onderweg is. Een schip met vertraging heeft immers meteen gevolgen voor het lossen, de truckplanning en de levering aan een magazijn. Volgens De Reij gaat ook dat grotendeels geautomatiseerd: een vertraging onderweg valt in het systeem op en de betrokken partijen, zoals een haven, krijgen bericht. “Wij zijn gekoppeld aan alle rederijen. En inmiddels ook aan het havensysteem van Rotterdam. Dus de planning voor het lossen van een container wordt bij een vertraging gereset. Inclusief de hele logistieke keten daarachteraan.”

Maar toch houdt De Reij een slag om de arm. Data, zelfs van havens of reders, zijn niet altijd up-to-date en daardoor vragen planningen soms om een menselijke correctie. Misschien is dat uiteindelijk de meest realistische samenvatting van wat Cargoplot is: geen magische knop waarmee de hele import kinderspel wordt, maar een platform dat een versnipperd en erg complex proces overzichtelijk maakt. Voor importeurs is dat geen detail. In een keten waarin prijs, planning, documenten en verantwoordelijkheid voortdurend door elkaar lopen, is overzicht al snel een product op zichzelf.