Al die nieuwe EU-regels vragen om handige tools. Wat is er al?

De ESPR, de PPWR en in mindere mate de reparatierichtlijn verplichten bedrijven om data te verzamelen over producten, verpakkingen en retourstromen. Na het verzamelen moeten de gegegens worden vastgelegd en eventueel aan de volgende ketenpartner worden doorgegeven. Zo ‘volgen’ deze gegevens de fysieke goederenstroom. 

Bedrijven in de verpakkingssector, de fulfilmentbedrijven, platforms en webshops kunnen met die gegevens aantonen dat zij hun eigen verplichtingen naleven én dat de producten of verpakkingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn aan de EU-regels voldoen. In jargon: dat alles ‘compliant’ is. Automatisering kan die taak verlichten.

Nieuwe markt?

Het gaat om heel veel data, die bedrijven bij ketenpartners moeten ophalen, intern moeten koppelen en aan andere partijen moeten kunnen doorgeven. En op verzoek ook aan toezichthouders. Het lijkt logisch dat daarmee een nieuwe markt ontstaat voor ketensoftware, rekentools en slimme magazijntechnologie. Wat is er zoal? In dit artikel: een rondje langs de velden.

Drie actuele EU-regels

De ESPR bepaalt dat grote ondernemingen vanaf 19 juli ‘in beginsel’ geen onverkochte kleding, kledingaccessoires en schoenen meer mogen vernietigen. Andere ESPR-eisen worden nog in fases en per productgroep geconcretiseerd.

Vanaf 31 juli wordt de Europese reparatierichtlijn toegepast. Fabrikanten van bepaalde productgroepen moeten reparaties dan ook buiten de wettelijke garantie tegen een redelijke prijs en binnen een redelijke termijn mogelijk maken.

En de PPWR geldt ‘in beginsel’ vanaf 12 augustus en stelt - ook gefaseerd - eisen aan onder meer de samenstelling, herbruikbaarheid, etikettering en administratie van verpakkingen.

De rol bepaalt de verplichting

Niet elk bedrijf hoeft hetzelfde te doen. Een product of een verpakking ‘op de EU-markt brengen’ kan door een fabrikant, een importeur of een (web)winkel. Dat hangt onder meer af van de commerciële rol in de keten. Die rol bepaalt of er alleen gegevens verzameld moeten worden, of er een beoordeling uitgevoerd moet worden of dat er alleen een controle moet plaatsvinden op de aanwezigheid van de vereiste documentatie.

De EU-verplichtingen rond verpakkingen zijn momenteel het concreetst; daarom vormen PPWR-hulpmiddelen de meerderheid. Brancheorganisatie Verpact bijvoorbeeld, biedt een uitleg waarmee ondernemingen hun verpakkingsrol kunnen bepalen. Uit recente discussies in binnen- en buitenland blijkt eens te meer dat ook een retailer of een webshop onder de PPWR als verantwoordelijke fabrikant kan gelden, bijvoorbeeld wanneer de verpakking met het eigen retailmerk op de markt wordt gebracht.

PPWR: de verpakkingssamenstelling centraal

Zodra een onderneming verantwoordelijk is voor een verpakking, moet zij weten wat zij precies op de markt brengt. Van een kartonnen doos is het materiaal meestal bekend. Lastiger wordt het bij coatings, lijm, etiketten, doppen en samengestelde materialen.

Verpact adviseert daarom om gedetailleerd vast te leggen waar iedere verpakking uit bestaat. Dat kan in de vorm van een soort verpakkingspaspoort. De Handreiking Verpakkingenadministratie (en een e-learning) leggen uit hoe materiaalsoorten en gewichten worden geregistreerd. De handreiking is vooral gemaakt voor de Nederlandse verpakkingsaangifte; ze vormt niet automatisch een compleet technisch PPWR-dossier.

De aangifte zelf verloopt nog via PackTool, dat gefaseerd wordt vervangen door VerpactPortal. Het portaal verwerkt de opgaaf en aangifte, maar verzamelt niet vanzelf alle onderliggende gegevens. Die administratie moet een bedrijf zelf aanleveren.

Ook het KIDV biedt een paar handige hulpmiddelen. De Recyclechecks helpen beoordelen hoe recyclebaar een verpakking is. De Verpakkingsbarometer is vooral een benchmark, en met de Rekentool Herbruikbare Verzendverpakkingen kunnen webshops hergebruik vergelijken met een eenmalige verpakking.

Buiten Nederland gebeurt ook het een en ander. Fost Plus en Valipac vertalen in het Belgische No Regrets Playbook recyclebaarheidscriteria naar ontwerpkeuzes. Het Italiaanse Evalda analyseert volgens de ontwikkelaar met AI welke PPWR-eisen relevant zijn en welke gegevens ontbreken. En IntegrityNext (Duitsland) kan materiaalinformatie en bewijsstukken bij leveranciers opvragen. Handig voor platforms en webshops die zelf niet precies weten wat er in iedere verpakking zit.

Van samenstelling naar dossier

Losse gegevens zijn nog geen bewijs. De verantwoordelijke ketenpartij moet met specificaties, testresultaten, leveranciersverklaringen en berekeningen kunnen aantonen dat de verpakking aan de PPWR-eisen voldoet.

Recyda heeft daarvoor de Navigator ontwikkeld. Daarmee worden, volgens de aanbieder, verpakkingscomponenten en bewijsstukken gekoppeld waarna de technische documentatie en een ingevulde conformiteitsverklaring worden gegenereerd. IntegrityNext vraagt gegevens en bewijsstukken bij leveranciers op, controleert die informatie en verwerkt alles in een technisch dossier. Osapiens en SAP Responsible Design & Production bieden vergelijkbare functies.

Wie geen compleet softwarepakket zoekt, kan terecht bij de gratis Conformity Assessment Toolkit van EUROPEN. Die helpt vaststellen welke stappen en documenten nodig zijn, maar haalt niet automatisch alle ontbrekende informatie bij leveranciers op.

Rol fulfilmentpartijen

De PPWR noemt fulfilmentdienstverleners nadrukkelijk. Dienstverleners moeten namelijk voorkomen dat een verpakking tijdens de opslag, het ompakken, adresseren of verzenden zo wordt beschadigd of veranderd dat deze niet meer aan de regels voldoet - en dus niet meer overeenkomt met de bijbehorende specificaties en documentatie.

En vanaf 2030 mag bij e-commerce-, transport- en verzamelverpakkingen in beginsel niet meer dan de helft uit lege ruimte bestaan. Een inpakafdeling - intern of bij een dienstverlener - moet tegen die tijd kunnen uitleggen waarom een bepaalde doosmaat is gebruikt. Handig zijn dan de zgn. ‘dimensioneringssystemen’ die de 3D-afmetingen van een artikel berekenen. De cartonizationsoftware van Optioryx bijvoorbeeld, zoekt er dan de best passende voorraaddoos bij; het WMS legt vervolgens vast welke doos is gebruikt en zo ontstaat er per product/verpakking-combinatie een klein dossier.

Fysieke oplossingen zijn er ook: Packsize produceert per order een ‘doos op maat’. JASA bouwt machines die volgens het bedrijf na een beperkte aanpassing met folie, net of papier kunnen werken.

Ook herbruikbare verpakkingen vragen administratie. PackControl registreert bijvoorbeeld pallets, kratten en andere emballage: waar ze zijn, hoe vaak ze rondgaan en hoeveel er beschadigd raken of verdwijnen.

ESPR: de productdata centraal

Op 20 juli werd het Europese DPP-register alvast operationeel, het register voor digitale productpaspoorten. Dit is een centrale index met identificaties en verwijzingen naar de plaats waar het digitale productpaspoort wordt beheerd. Het register heeft een testomgeving, gebruikershandleiding en helpdesk. Bedrijven kunnen zich registreren en hun productpaspoorten aanmelden; de gedetailleerde productinformatie blijft echter decentraal, bij de verantwoordelijke ketenpartij.

Voor veel productgroepen staat echter nog niet precies vast welke gegevens straks verplicht in het digitale productpaspoort moeten komen. Daardoor kunnen softwareaanbieders al wel de technische infrastructuur leveren, maar nog niet voor ieder product volledige ESPR-conformiteit garanderen.

Toch bestaat er al een kleine markt voor DPP-platforms, leveranciersportalen en traceerbaarheidssystemen. Het Nederlandse Circularise kan product- en ketendata verzamelen en via een QR-code ontsluiten. GS1 beheert standaarden waarmee productidentificaties aan online informatie en gebeurtenissen in de keten kunnen worden gekoppeld.

De ontmoeting in het DC

De PPWR en de ESPR komen in het DC bij elkaar. De ESPR voegt in het DC een datastroom toe. Voor producten waarvoor een digitaal productpaspoort verplicht wordt, moet de koppeling tussen de productidentificatie en het paspoort tijdens ontvangst, opslag, ompakken en verzending intact blijven.

Daarnaast werkt het DC met retouren en onverkochte producten, en ook dat levert informatie op. Die informatie is onder meer nodig wanneer producten worden afgedankt en de verantwoordelijke onderneming daarover moet rapporteren.

Retoursoftware kan vastleggen in welke staat een teruggestuurd artikel verkeert en welke bestemming het krijgt. Revers.io en Optoro kunnen retouren bijvoorbeeld doorsturen naar de voorraad, reparatie of refurbishment, wederverkoop of recycling. nShift richt zich vooral op de retouraanmelding, de verwerking in het warehouse en het logistiek doorsturen naar een volgende bestemming.

Die systemen leveren daarmee de grondstof voor de ESPR-rapportage, maar zijn nog niet automatisch een volledig compliancepakket. De Commissie heeft daarvoor al wel een openbaarmakingsformat vastgesteld dat de meeste bedrijven uiterlijk 2030 moeten gebruiken. Bestaande WMS-, ERP- en retoursystemen zullen hun gegevens dus nog naar dat format moeten ‘vertalen’.

Reparatie leunt op bestaande systemen

Voor de reparatierichtlijn is nog geen speciale compliancesoftware zichtbaar. De verplichtingen draaien ook minder om één groot dossier en meer om het aanbieden van reparatie, informatie, reserveonderdelen en redelijke prijzen. Het Europese reparatieplatform hoeft ook pas vanaf 1 januari 2028 operationeel te zijn.

Intussen kan veel worden afgehandeld via de bestaande RMA-portalen, serviceplanning, onderdelenadministraties en digitale reparatiehandleidingen. Nederland heeft sinds maart 2025 het Nationaal Reparateursregister, waarmee (in theorie) vakbekwame reparateurs te vinden zijn.

Geen alleskunner te ontdekken

De nieuwe EU-regels dwingen ondernemingen om de verspreide product-, verpakkings- en leveranciersdata met elkaar te verbinden. Intern en onderling. Voor zover zichtbaar is er nog geen alles-in-één pakket dat PPWR, ESPR, EPR-aangiften, digitale productpaspoorten, reparatieverplichtingen en warehouseprocessen volledig afdekt.

De markt lijkt nog in de kinderschoenen te staan. Ook is die niet voor alle EU-regels even ver ontwikkeld. En dat is eigenlijk niet zo gek, met al die regels die steeds aangescherpt of herzien worden. De versnipperde markt bestaat mede daarom vooral uit losse bouwstenen die aan ERP, PIM, PLM, WMS en marktplaatssoftware kunnen worden gekoppeld. Ze leveren goede grondstof, maar in de verste verte nog geen complete compliancerapportage.