Internationaal verkopen via marktplaatsen: één dashboard, honderd verplichtingen

Met ChannelEngine is het technisch eenvoudig om, via talloze marktplaatsen, in diverse landen te verkopen. Maar juridische en administratieve randzaken zorgen er helaas voor dat het toch nog ingewikkeld wordt.

ChannelEngine is een Nederlands technologiebedrijf dat merken en handelaren, met of zonder eigen webshop, helpt om via marktplaatsen te verkopen. Op honderden tegelijk, als het moet. ChannelEngine is voor die merchants een soort meld-en-regelcentrale. Met aan de ene kant de eigen systemen zoals Magento, een ERP, een PIM of een WMS. En eventueel een externe fulfilmentpartij. Aan de andere kant de marktplaatsen zoals Zalando, bol of een onbekende in Portugal. Via ChannelEngine kunnen producten, prijzen en bestellingen op al die marktplaatsen beheerd worden. 

Sinds kort is ook Temu aan ChannelEngine gekoppeld. Het Leidse bedrijf en de Chinese reus kondigden op 16 september een samenwerking aan. 

Tussen droom en daad

Het klinkt alsof een onlineretailer met één muisklik heel Europa kan veroveren. Qua techniek komt dat inderdaad steeds dichterbij. Maar juridisch en administratief nog lang niet. Want wie internationaal wil verkopen, moet eerst door een reeks hoepeltjes springen. Een voorbeeld met een fictieve Nederlandse verkoper van woonaccessoires, Decomerce.nl, laat dat zien.

Decomerce verkoopt de accessoires vanuit zijn eigen magazijn. De webshop draait goed en de ondernemer verkoopt al via bol en Amazon. Nu wil Decomerce ook Temu proberen. Niet alleen in Nederland, maar meteen ook in Duitsland en Frankrijk. Met een Temu-koppeling van ChannelEngine moet dat mogelijk zijn.

Identificatie

Decomerce gebruikt ChannelEngine al. Hij voegt Temu toe en meldt zich aan bij het Temu Seller Center. Daar moet hij zijn bedrijfsgegevens aanleveren en een verificatieproces doorlopen. Denk aan de bedrijfsregistratie, de identiteit van de ondernemer en betaalgegevens. 

Dat is niet iets wat Temu zelf heeft bedacht. De Europese Digital Services Act, de DSA, verplicht marktplaatsen namelijk om handelaren vóór toelating tot het platform te identificeren. Ook moet het platform ‘alles in het werk stellen’ om te beoordelen of de gegevens betrouwbaar en volledig zijn.

Per land schakelaars omzetten

Decomerce wil in drie landen verkopen. Volgens de handleiding van ChannelEngine moet er dan voor ieder land een afzonderlijk contract met Temu worden afgesloten. Dat is geen DSA-eis, maar de manier waarop Temu zijn internationale verkoop heeft ingericht.

Ook moet binnen ChannelEngine per land een afzonderlijke Temu-channel worden aangemaakt: de verbinding tussen ChannelEngine en Temu voor dat land. Voor iedere verbinding is tevens een ‘token’ nodig: een digitale toegangssleutel die Decomerce in het Temu Seller Center aanmaakt en vervolgens in ChannelEngine invoert. Daarmee kunnen beide systemen gegevens uitwisselen.

Productverantwoordelijkheid

Eindelijk kan de ondernemer dan, via ChannelEngine, zijn woonaccessoires naar Temu uploaden. Maar ook dan komt hij niet weg met alleen wat foto's, beschrijvingen en prijzen. De Europese General Product Safety Regulation, de GPSR, verplicht handelaren namelijk om per product informatie over de fabrikant te tonen. Met tientallen woonaccessoires kan dat een flinke klus worden. En is zo’n fabrikant buiten de EU gevestigd - Decomerce haalt zijn rotanmanden uit Vietnam - dan moet er zelfs een ‘verantwoordelijke binnen de EU’ zijn. Dat kan een importeur zijn, maar als Decomerce de manden zelf importeert, mag die verantwoordelijkheid ook bij Decomerce liggen.

De Vietnamese fabrikant en de ‘verantwoordelijke’ worden door Decomerce in het Temu Seller Center geregistreerd. Daar krijgen beide registraties een eigen ID; vervolgens ‘vertelt’ Decomerce aan ChannelEngine welke ID’s bij welke mand horen en ChannelEngine koppelt dat.

De voorgaande stap laat goed zien hoe de samenwerking tussen het Temu Seller Center en ChannelEngine werkt: Temu beheert de compliancegegevens van alle betrokken partijen; ChannelEngine vertelt Temu vervolgens bij welke producten die gegevens horen.

De verpakking in Duitsland

Onze ondernemer is inmiddels flink wat verder. Maar dan komt de verpakking. Decomerce verstuurt zijn accessoires vanuit Nederland in kartonnen verzenddozen, soms met plastic beschermingsmateriaal. Voor de Nederlandse markt heeft Decomerce zijn ‘uitgebreide producentenverantwoordelijkheid’, kortweg de EPR, al goed geregeld. 

Maar dat is niet voldoende voor Duitsland. Daar moet hij zich aanmelden bij het LUCID-verpakkingsregister. Voor verpakkingen die bij Duitse consumenten afval worden, moet hij bovendien deelnemen aan het Duitse inzamel- en recyclingsysteem en de betreffende verpakkingshoeveelheden rapporteren.

Daar komt nog iets bij. Voor de PPWR is Decomerce in Duitsland de ‘producent’ van de verpakking - niet omdat de ondernemer de doos heeft gemaakt, maar omdat hij vanuit Nederland verpakte producten rechtstreeks op de Duitse markt brengt, bij de klanten die hij via Temu bereikt. Verpact bevestigt expliciet dat een Nederlandse handelaar die via een onlineplatform verpakte producten aan klanten in andere landen verkoopt, ‘producent’ is in de landen waar die kopers gevestigd zijn. Daarmee rust de Duitse EPR-verplichting voor die verpakkingen dus op Decomerce. 

Het gevolg daarvan is dan weer, sinds 12 augustus, dat Decomerce de verplichting heeft om in Duitsland een ‘gemachtigde’ voor die uitgebreide producentenverantwoordelijkheid aan te wijzen. Die neemt de Duitse EPR-verplichtingen van Decomerce over. De registratie in LUCID blijft echter een verplichting van Decomerce zelf.

In Frankrijk werkt het anders

En Frankrijk? Daar wacht weer een ander systeem. Als de ondernemer achter Decomerce nog niet is afgehaakt, moet hij voor zijn Franse verpakkingsverplichtingen aansluiten bij een erkende Franse producentenorganisatie. Voor huishoudelijke verpakkingen kan dat bij Citeo, Adelphe of Léko. Zo'n organisatie meldt Decomerce vervolgens aan bij het Franse registratiesysteem SYDEREP. Daarna krijgt Decomerce van milieuagentschap ADEME een identifiant unique, kortweg IDU. Dat nummer geldt als bewijs dat Decomerce voor de Franse EPR-afvalstroom geregistreerd is.

Ook Frankrijk verlangt dat een buitenlandse producent een lokale gemachtigde aanwijst. Decomerce heeft dus naast zijn Duitse EPR-gemachtigde ook in Frankrijk iemand nodig die de Franse producentenverantwoordelijkheid voor zijn rekening neemt.

Artikel 45 van de PPWR verplicht Temu om per bestemmingsland te controleren of Decomerce zijn verpakkingshuiswerk heeft gedaan. Dus in Nederland, in Duitsland en in Frankrijk. Temu moet bovendien ‘naar beste vermogen’ checken of die gegevens betrouwbaar en volledig zijn. 

Zo’n check gaat uiteraard niet ongemerkt aan Decomerce voorbij. En ook niet aan Temu, want de aanvullende Franse EPR-regels bepalen dat de marktplaats in Frankrijk verantwoordelijk kan worden gehouden, als Temu niet kan aantonen dat een handelaar aan zijn Franse EPR-verplichtingen voldoet.

Verkopen en verzenden

De producten staan online, er kan eindelijk verkocht worden. De eerste Franse Temu-klant bestelt een rotanmand. ChannelEngine stuurt de bestelling door naar Decomerce, maar daarmee is het product nog niet bij de consument. De ondernemer moet de mand vanuit zijn Nederlandse magazijn naar Frankrijk verzenden. Dat kan met een zelfgekozen vervoerder of met een verzendlabel dat Temu beschikbaar stelt.

Maar dat gaat niet zomaar. Volgens de handleiding van ChannelEngine moet Decomerce zijn vervoerder correct in ChannelEngine aan Temu koppelen. Anders kunnen de verzendgegevens niet worden doorgestuurd. Ook moet Decomerce de trackingcode aanleveren, zodat Temu de verzending kan volgen. Gebruikt hij een verzendlabel van Temu, dan wordt die code door Temu zelf verstrekt.

De afgesproken verzendtermijn is evenmin vrijblijvend: Temu belooft consumenten een bepaalde levertijd en moet dan op de verkoper kunnen rekenen. Temu berekent daarom vijf euro per bestelling die te laat wordt verzonden.

Retouren

En dan bedenkt de Franse klant zich. Consumenten hebben ook in Duitsland en Frankrijk hun wettelijke herroepingsrecht, doorgaans veertien dagen na ontvangst. ChannelEngine haalt een retouraanvraag van Temu binnen, waarna Decomerce deze vanuit zijn eigen systeem kan verwerken. Accepteert hij een retour, dan krijgt de klant zijn geld terug - via Temu.

Maar is Decomerce het niet eens met een retourclaim, bijvoorbeeld omdat de klant stelt dat de mand beschadigd is aangekomen? Dan moet Decomerce naar het Temu Seller Center. Daar moet de ondernemer de claim betwisten en eventuele bewijsstukken uploaden. Ook de retourafhandeling kent dus meerdere routes.

Fiscus

En dan meldt de fiscus zich. Voor grensoverschrijdende consumentenverkopen binnen de EU geldt een totale omzetdrempel van 10.000 euro per jaar. Dus niet per land of per marktplaats, maar alles bij elkaar opgeteld. Daaronder kan Decomerce de Nederlandse btw berekenen, te betalen aan de Nederlandse staat. Boven die grens moet de btw van het land van bestemming toegepast worden. De Duitse fiscus wil dan de Duitse btw zien, in Frankrijk verwacht men het Franse percentage. Tot slot nog een meevaller: Decomerce hoeft dat gelukkig niet in de afzonderlijke landen aan te geven. Via het Europese éénloketsysteem OSS kan dat centraal bij de Nederlandse Belastingdienst geregeld én betaald worden. 

Techniek is niet de bottleneck

Decomerce kan via één handig dashboard in drie landen tegelijkertijd woonaccessoires verkopen. Dat is precies de meerwaarde van ChannelEngine. Maar de ondernemer moet zich nog steeds identificeren, productinformatie aanleveren, verpakkingsregistraties regelen, vertegenwoordigers aanwijzen waar dat verplicht is en zijn logistieke en fiscale administratie inrichten. En het meeste daarvan per land. Kortom: internationaliseren wordt tegelijk eenvoudiger én ingewikkelder.