Digitale pakbon komt eraan; veel voordelen

Na de digitale vrachtbrief (de eCMR) richt de sector zich op een volgende uitdaging: de pakbon. Dat vergeelde stukje papier, dat altijd net verkeerd is afgescheurd. Meestal met een onleesbare handtekening en onvindbaar als erom gevraagd wordt.

De Open Logistics Foundation, een Duits open-source samenwerkingsverband van logistieke bedrijven en softwarepartijen, is gestart met de ontwikkeling van een open standaard voor de digitale pakbon, de eLieferschein. Dat klinkt als een IT-project. Maar voor chauffeurs, warehouses en webshops gaat het juist veel praktisch gemak opleveren.

Eerst de vrachtbrief

Eerst even naar de vrachtbrief: bij internationaal wegvervoer wordt gewerkt met een zogenoemde CMR-vrachtbrief. De brief is het bewijs van de vervoerovereenkomst en is onderweg een controledocument, bijvoorbeeld voor de douane of een verzekeraar. 

Jarenlang was dat uitsluitend ‘papier’. De chauffeur nam meerdere exemplaren mee, de ontvanger zette een handtekening en de administraties van verzender én ontvanger verwerkten de documenten pas nadat ze op kantoor waren aangeland. Dat kon enige tijd duren, waardoor werkelijkheid en administratie vaak niet parallel liepen.

Voor die vrachtbrief is een digitaal alternatief gekomen: de eCMR. De inhoud is in principe hetzelfde, maar de gegevens worden elektronisch uitgewisseld. De ontvangst wordt digitaal bevestigd, waarna de informatie direct beschikbaar is voor alle betrokken systemen. Ook de eigenaar van de lading en de eindklant kunnen daardoor administratief meteen op de hoogte van de situatie worden gesteld. ‘Papier’ is daarmee overigens niet van de baan, maar bedrijven hebben wel meer keuze.

Nu de pakbon 

Vrijwel iedere levering wordt vergezeld door een pakbon. Daarop staat welke  goederen zijn geleverd, en hoeveel  daarvan. Voor zowel de verzender als de ontvanger is dit stukje papier, in de praktijk, vaak hét bewijs. Daarom is het niet handig als te laat blijkt dat de aantallen toch niet kloppen (door een telfout van de inslagmedewerker), of niet corresponderen met wat er al in het WMS of het ERP voorgemeld stond. Net als bij de vrachtbrief zit er namelijk nogal wat tijd tussen inslag en administratieve verwerking. Die verwerking is sowieso een hele operatie: vaak wordt zo'n pakbon gescand of achteraf als pdf doorgestuurd. Uiteindelijk resteert er dan nog steeds overtyp-handwerk.

De Open Logistics Foundation wil de papieren pakbon digitaliseren, net zoals met de vrachtbrief is gebeurd. De initiatiefnemers willen er meer mee bereiken dan alleen een digitale versie. Men heeft het namelijk over een gestandaardiseerd gegevensmodel. Met andere woorden: niet het digitale document  staat centraal (in de vorm van een pdf bijvoorbeeld), maar de onderliggende brondata.

Een WMS of ERP hoeft straks niet eerst zo’n pdf te lezen. De relevante gegevens, zoals artikelnummers, aantallen, batchnummers, tijdstip van ontvangst en eventuele afwijkingen, kunnen direct als gestructureerde informatie worden ingelezen. 

Dat levert veel winst op. De brongegevens kunnen met iedere ketenpartij uitgewisseld worden en omdat ze gestandaardiseerd zijn, ‘past’ het in principe altijd. Zo’n ketenpartij kan dan precies die gegevens eruit vissen en verwerken, die relevant zijn voor die partij. 

Verdwijnt de handtekening?

De aftekening op de pakbon is meestal hét bewijs dat een levering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Hoe werkt dat straks als er geen papieren bon meer is? Daar geeft de Open Logistics Foundation nog geen definitief antwoord op. De Foundation zegt alleen dat de nieuwe standaard processen zal bevatten voor het "creëren, uitwisselen én ondertekenen" van digitale pakbonnen. Hoe die ondertekening er precies uitziet, wordt nog uitgewerkt. 

Dat hoeft straks niet per se een krabbel op een tablet te zijn. De ontvangst kan ook bevestigd worden doordat een magazijnmedewerker inlogt, gecombineerd met een tijdstempel, een gebruikers-ID en andere gegevens die aantonen wie de goederen ontving. Zelfs een handscanner zou de levering kunnen bevestigen - wat dwingt om ook elke doos echt te gaan scannen (wat dan weer helpt om voorraadverschillen te voorkomen). 

Maar net zoals we afstand moeten nemen van de pakbon als een ‘document’ - papier of digitaal - moet ook de handtekening niet meer letterlijk genomen worden. Bij het eerdere eCMR-project gebruikte de Open Logistics Foundation bijvoorbeeld een geavanceerd elektronisch zegel dat de authenticiteit en integriteit van het document waarborgt. 

Hoe dan ook gaat het winst opleveren: een ontvangstbevestiging op basis van data-uitwisseling levert meer bewijskracht op dan een onleesbare handtekening op papier.

Ook interessant voor e-commerce

Voor e-commercebedrijven kan de impact groot zijn. Fulfilmentcentra verwerken dagelijks grote aantallen inkomende leveringen. Als merken, webshops, marktplaatsen, verladers en transporteurs dezelfde digitale standaard gebruiken, zal de goederenontvangst sneller en vooral grotendeels foutloos verlopen.

Het betekent minder handwerk, en een actuelere voorraadadministratie. Informatie over ontbrekende dozen of beschadigde leveringen kan sneller worden vastgelegd en gedeeld, waardoor vervelende discussies achteraf tot het verleden gaan behoren.

Speelt in op AI

Juist omdat de logistiek in het algemeen steeds meer afhankelijk wordt van automatisering, robotisering en AI, groeit het belang van gestandaardiseerde data. De invalshoek van de Open Logistics Foundation sluit daar goed op aan. AI bijvoorbeeld, kan veel gemakkelijker werken met gestructureerde data dan met gescande documenten of pdf-bestanden. En omdat het niet alleen gaat om gestandaardiseerde data, maar ook nog eens om een open  standaard, stelt dat softwareontwikkelaars en startups in staat om vrijelijk te experimenteren. 

Niet alleen minder papier

De digitale pakbon draait uiteindelijk dus niet om papier besparen. De echte verandering is dat logistieke gegevens niet meer als een ‘digitale versie van een document’ worden rondgestuurd, maar steeds vaker als een dataset die rechtstreeks tussen alle betrokken partijen wordt uitgewisseld.